學(xué)會(huì)這幾招，少加班一小時(shí)

發(fā)布于：12-09

　　學(xué)會(huì)這幾招，少加班一小時(shí)

　　前幾個(gè)月一直在忙一個(gè)大項(xiàng)目，所以幾乎沒怎么聚會(huì)約人吃飯。上周剛忙完，之前說了好久要一起吃飯的一個(gè)小學(xué)妹就約我出來聚一聚。

　　席間她聊了聊近況，說了下自己的困惑。工作幾個(gè)月正處于新人階段，日常工作處理起來已經(jīng)沒什么問題了，但平時(shí)同事會(huì)交代一些臨時(shí)任務(wù)，老板也開始逐漸安排一些項(xiàng)目給她，所以一天往往到下午較晚的時(shí)候才有時(shí)間處理自己的事情，另外還有一些對(duì)職業(yè)發(fā)展來說比較重要，但是時(shí)間要求比較多，遲遲沒有去做的事情。

　　聽她說完，我忽然想起來以前后臺(tái)也有讀者問我相似的問題：“工作好累，感覺做薪酬就忘了招聘，做招聘就顧不上別的。手忙腳亂，漏洞百出，心里慌。最近做的事都是領(lǐng)導(dǎo)安排的，而自己計(jì)劃的份內(nèi)事卻擱置了。 ”

　　以上兩個(gè)問題，已經(jīng)不是單純時(shí)間如何管理的問題了，還涉及到溝通方式，工作習(xí)慣。如果你是新人，遇到了以下狀況，那這篇文章就是為你準(zhǔn)備的，在開始前，可以先自測(cè)一下：

　　1. 同事總交代一些臨時(shí)任務(wù)給我，不知道這些是否歸我做。

　　2. 被同事打斷的工作總忘了做，或是花一些時(shí)間才回到開始的狀態(tài)。

　　3. 一有項(xiàng)目的時(shí)候，日常工作覺得沒有時(shí)間做。

　　4. 同事都走了才能真正有自己的時(shí)間做事，所以晚上/周末常常加班。

　　5. 都在處理緊急的事情，明知長(zhǎng)遠(yuǎn)來說重要的事情卻抽不出時(shí)間做。

　　如果有2-3條比較符合，稍微調(diào)整一下工作習(xí)慣，提醒自己注意就會(huì)改善。

　　但如果基本全中，不僅是工作習(xí)慣，在時(shí)間管理和溝通上都需要改善，不然越往后越吃力，發(fā)展遲緩，無(wú)論是在職場(chǎng)中，還是生活其他方面，都會(huì)如此。

　　針對(duì)以上幾個(gè)方面，可以做以下的一些調(diào)整。

　　工作習(xí)慣

　　1. 多張to do list將任務(wù)進(jìn)行分類。

　　當(dāng)學(xué)妹和我說起來覺得自己事情安排不開的時(shí)候，我首先問她的是：你是不是只用一張to do list？

　　實(shí)際上，只在一張待辦事項(xiàng)列表中把所有事情列出來，不能夠很好管理日常工作、臨時(shí)任務(wù)、項(xiàng)目之間的關(guān)系。所有事項(xiàng)混在一起，即使都加上了完成的時(shí)間，也更容易讓你去處理緊急而非重要的事情。

　　我的建議是可以有2-3個(gè)代辦列表，一張單獨(dú)用于項(xiàng)目，一張用于日常工作，還有臨時(shí)任務(wù)。對(duì)應(yīng)的文件夾也是，臨時(shí)任務(wù)往往是一次性的，可以單獨(dú)起一個(gè)文件夾，用于集中放置。

　　這樣做的好處是可以清楚知道項(xiàng)目進(jìn)度，更好地管理每一部分尚未做的內(nèi)容。通常我會(huì)列出來之后，把關(guān)鍵任務(wù)加上星標(biāo)（在Onenote里很方便操作）優(yōu)先處理，臨時(shí)或者日常的任務(wù)，挑一些零碎的時(shí)間一項(xiàng)項(xiàng)解決。

　　2. 不要養(yǎng)成拖沓，利用下班/周末加班做完不成的事情的習(xí)慣。

　　關(guān)于加班，有個(gè)朋友D的和某本書里（忘了名字了）一個(gè)高管描述的情形一模一樣：開始是一些任務(wù)確實(shí)因?yàn)閯e人的緣故拖到晚上或是量確實(shí)大，完不成，所以不得不加班完成，有時(shí)候甚至要周末加上一會(huì)兒班。

　　漸漸地習(xí)慣了這樣的工作方式，每周末他都會(huì)“自覺留出加班時(shí)間”要加會(huì)兒班，開始是一兩個(gè)小時(shí)，到后來是半天，再后來是一天。

　　工作就這樣一點(diǎn)點(diǎn)侵占了生活。當(dāng)我某次和D指出來的時(shí)候，他發(fā)現(xiàn)真的是這樣，即使后來很多時(shí)候都沒有必要放在非工作時(shí)間加班，心理上也會(huì)磨蹭一會(huì)兒，想著“反正還有周末呢”。

　　有時(shí)候加班確實(shí)是因?yàn)橛许?xiàng)目事情多得忙不過來，但除了這種非常時(shí)期，平時(shí)的加班更要多審視一下自己的工作效率。

　　理想的加班不是因?yàn)橥享惩瓿勺霾煌甑氖虑?，而是在日常工作之外，拓展學(xué)習(xí)能夠幫助業(yè)務(wù)的知識(shí)內(nèi)容，做自己想做的嘗試。

　　比如做市場(chǎng)的了解一下相關(guān)聯(lián)的財(cái)務(wù)指標(biāo)怎么計(jì)算，做招聘的多了解一些所招崗位業(yè)務(wù)，編輯嘗試新的方式寫一篇軟文，新員工安排自學(xué)一個(gè)新系統(tǒng)之類。

　　時(shí)間管理

　　1. 不要主動(dòng)拆解打斷自己的整塊黃金時(shí)間。

　　有時(shí)候想集中精力工作的時(shí)候，難免會(huì)被郵件電話、突如其來的任務(wù)打斷，而打斷的成本是很高的，不停切換任務(wù)大腦重新計(jì)算會(huì)耗去不少精力。

　　所以自己在安排工作的時(shí)候，盡量避免主動(dòng)去拆解自己的整塊黃金時(shí)間。

　　比如有兩個(gè)小時(shí)沒有會(huì)議也沒有要緊的事情，這兩個(gè)小時(shí)就可以安排一些重要性高、強(qiáng)度大、需要花時(shí)間、集中精力處理的任務(wù)，而不要去三五分鐘頻繁刷個(gè)郵件，臨時(shí)想起來什么就去找某個(gè)同事溝通，把很寶貴的整塊時(shí)間拆解得七零八落。

　　2. 習(xí)慣碎片化處理；重要的事情每天都要花5分鐘做一點(diǎn)。

　　至于那些零碎的事情，上文說了，可以穿插著在零碎時(shí)間做，習(xí)慣時(shí)間的碎片化管理。

　　比如在兩個(gè)會(huì)議之間，有半小時(shí)的空檔，這半個(gè)小時(shí)開始一項(xiàng)需要集中注意力的任務(wù)就不太合適，更適合利用這種時(shí)間打電話溝通，完成一兩項(xiàng)小任務(wù)，所以上文中的to do list分類格外重要。

　　對(duì)于那些耗時(shí)久且重要的事情，以前在執(zhí)行力那篇文章里提到過，每天花5分鐘做一點(diǎn)，做當(dāng)下的“最低可行性準(zhǔn)備”要比一次性做完更現(xiàn)實(shí)且容易操作。

　　因?yàn)椴鸾獬稍S多小單元的時(shí)候，完成一個(gè)小單元的動(dòng)力，可以幫助你更好地創(chuàng)造下一個(gè)小動(dòng)力，直至完成。

　　像是寫一篇報(bào)告，每天花幾分鐘想一想怎么寫，寫下幾個(gè)點(diǎn)，要比花上幾個(gè)小時(shí)集中思考執(zhí)行起來更容易，因?yàn)楹笳咭蟊容^多，需要同時(shí)滿足“幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間”、“集中注意力”這樣的條件，當(dāng)不滿足這樣條件的時(shí)候，就更容易拖延。

　　重要的事情每天都要花時(shí)間想一想怎么做，而非每天都疲于奔命總是救火處理緊急的事情，新人尤其如此。這點(diǎn)剛工作不久的時(shí)候，公司某個(gè)高管在管培內(nèi)部會(huì)議中就著重提到了這點(diǎn)。

　　溝通方式

　　1. 保持自己的工作節(jié)奏。

　　還有一部分是與人相關(guān)的，工作中和其他人溝通合作很重要，但保持自己的工作節(jié)奏也同樣重要。

　　針對(duì)別人在你正想集中精力處理一件事的時(shí)候打斷你，有一個(gè)溝通方法可以嘗試一下，就是判斷一下對(duì)方這件事的重要與緊急程度，針對(duì)那些可以稍微放一放的，說：“我手上有一些需要集中精力做的事情（比如分析數(shù)據(jù)），你這個(gè)我可以10分鐘之后忙完了過去找你嗎？”

　　然后在你完成一個(gè)番茄時(shí)鐘/任務(wù)某一階段的時(shí)候，再去找對(duì)方了解。你會(huì)發(fā)現(xiàn)有些任務(wù)到這個(gè)時(shí)候并不需要你真正去做，有些臨時(shí)的事情比如隨手查個(gè)數(shù)，對(duì)方自己也就做了。

　　時(shí)間長(zhǎng)了，別人知道你的工作節(jié)奏和習(xí)慣，在打斷你的時(shí)候也會(huì)稍微考慮一下。

　　2. 讓別人了解你手上的工作，適當(dāng)say no。

　　有一些時(shí)候，老板和同時(shí)如果總是把零碎的任務(wù)丟給你，有可能是因?yàn)樗麄冇X得你不太忙，并不了解你手中的工作量和工作安排。

　　所以多和老板匯報(bào)溝通，讓別人了解你手上的工作，適當(dāng)拒絕也是有必要的。