學會這幾招，少加班一小時

發(fā)布于：12-08

　　學會這幾招，少加班一小時

　　前幾個月一直在忙一個大項目，所以幾乎沒怎么聚會約人吃飯。上周剛忙完，之前說了好久要一起吃飯的一個小學妹就約我出來聚一聚。

　　席間她聊了聊近況，說了下自己的困惑。工作幾個月正處于新人階段，日常工作處理起來已經沒什么問題了，但平時同事會交代一些臨時任務，老板也開始逐漸安排一些項目給她，所以一天往往到下午較晚的時候才有時間處理自己的事情，另外還有一些對職業(yè)發(fā)展來說比較重要，但是時間要求比較多，遲遲沒有去做的事情。

　　聽她說完，我忽然想起來以前后臺也有讀者問我相似的問題：“工作好累，感覺做薪酬就忘了招聘，做招聘就顧不上別的。手忙腳亂，漏洞百出，心里慌。最近做的事都是領導安排的，而自己計劃的份內事卻擱置了。 ”

　　以上兩個問題，已經不是單純時間如何管理的問題了，還涉及到溝通方式，工作習慣。如果你是新人，遇到了以下狀況，那這篇文章就是為你準備的，在開始前，可以先自測一下：

　　1. 同事總交代一些臨時任務給我，不知道這些是否歸我做。

　　2. 被同事打斷的工作總忘了做，或是花一些時間才回到開始的狀態(tài)。

　　3. 一有項目的時候，日常工作覺得沒有時間做。

　　4. 同事都走了才能真正有自己的時間做事，所以晚上/周末常常加班。

　　5. 都在處理緊急的事情，明知長遠來說重要的事情卻抽不出時間做。

　　如果有2-3條比較符合，稍微調整一下工作習慣，提醒自己注意就會改善。

　　但如果基本全中，不僅是工作習慣，在時間管理和溝通上都需要改善，不然越往后越吃力，發(fā)展遲緩，無論是在職場中，還是生活其他方面，都會如此。

　　針對以上幾個方面，可以做以下的一些調整。

　　工作習慣

　　1. 多張to do list將任務進行分類。

　　當學妹和我說起來覺得自己事情安排不開的時候，我首先問她的是：你是不是只用一張to do list？

　　實際上，只在一張待辦事項列表中把所有事情列出來，不能夠很好管理日常工作、臨時任務、項目之間的關系。所有事項混在一起，即使都加上了完成的時間，也更容易讓你去處理緊急而非重要的事情。

　　我的建議是可以有2-3個代辦列表，一張單獨用于項目，一張用于日常工作，還有臨時任務。對應的文件夾也是，臨時任務往往是一次性的，可以單獨起一個文件夾，用于集中放置。

　　這樣做的好處是可以清楚知道項目進度，更好地管理每一部分尚未做的內容。通常我會列出來之后，把關鍵任務加上星標（在Onenote里很方便操作）優(yōu)先處理，臨時或者日常的任務，挑一些零碎的時間一項項解決。

　　2. 不要養(yǎng)成拖沓，利用下班/周末加班做完不成的事情的習慣。

　　關于加班，有個朋友D的和某本書里（忘了名字了）一個高管描述的情形一模一樣：開始是一些任務確實因為別人的緣故拖到晚上或是量確實大，完不成，所以不得不加班完成，有時候甚至要周末加上一會兒班。

　　漸漸地習慣了這樣的工作方式，每周末他都會“自覺留出加班時間”要加會兒班，開始是一兩個小時，到后來是半天，再后來是一天。

　　工作就這樣一點點侵占了生活。當我某次和D指出來的時候，他發(fā)現(xiàn)真的是這樣，即使后來很多時候都沒有必要放在非工作時間加班，心理上也會磨蹭一會兒，想著“反正還有周末呢”。

　　有時候加班確實是因為有項目事情多得忙不過來，但除了這種非常時期，平時的加班更要多審視一下自己的工作效率。

　　理想的加班不是因為拖沓完成做不完的事情，而是在日常工作之外，拓展學習能夠幫助業(yè)務的知識內容，做自己想做的嘗試。

　　比如做市場的了解一下相關聯(lián)的財務指標怎么計算，做招聘的多了解一些所招崗位業(yè)務，編輯嘗試新的方式寫一篇軟文，新員工安排自學一個新系統(tǒng)之類。

　　時間管理

　　1. 不要主動拆解打斷自己的整塊黃金時間。

　　有時候想集中精力工作的時候，難免會被郵件電話、突如其來的任務打斷，而打斷的成本是很高的，不停切換任務大腦重新計算會耗去不少精力。

　　所以自己在安排工作的時候，盡量避免主動去拆解自己的整塊黃金時間。

　　比如有兩個小時沒有會議也沒有要緊的事情，這兩個小時就可以安排一些重要性高、強度大、需要花時間、集中精力處理的任務，而不要去三五分鐘頻繁刷個郵件，臨時想起來什么就去找某個同事溝通，把很寶貴的整塊時間拆解得七零八落。

　　2. 習慣碎片化處理；重要的事情每天都要花5分鐘做一點。

　　至于那些零碎的事情，上文說了，可以穿插著在零碎時間做，習慣時間的碎片化管理。

　　比如在兩個會議之間，有半小時的空檔，這半個小時開始一項需要集中注意力的任務就不太合適，更適合利用這種時間打電話溝通，完成一兩項小任務，所以上文中的to do list分類格外重要。

　　對于那些耗時久且重要的事情，以前在執(zhí)行力那篇文章里提到過，每天花5分鐘做一點，做當下的“最低可行性準備”要比一次性做完更現(xiàn)實且容易操作。

　　因為拆解成許多小單元的時候，完成一個小單元的動力，可以幫助你更好地創(chuàng)造下一個小動力，直至完成。

　　像是寫一篇報告，每天花幾分鐘想一想怎么寫，寫下幾個點，要比花上幾個小時集中思考執(zhí)行起來更容易，因為后者要求比較多，需要同時滿足“幾個小時的時間”、“集中注意力”這樣的條件，當不滿足這樣條件的時候，就更容易拖延。

　　重要的事情每天都要花時間想一想怎么做，而非每天都疲于奔命總是救火處理緊急的事情，新人尤其如此。這點剛工作不久的時候，公司某個高管在管培內部會議中就著重提到了這點。

　　溝通方式

　　1. 保持自己的工作節(jié)奏。

　　還有一部分是與人相關的，工作中和其他人溝通合作很重要，但保持自己的工作節(jié)奏也同樣重要。

　　針對別人在你正想集中精力處理一件事的時候打斷你，有一個溝通方法可以嘗試一下，就是判斷一下對方這件事的重要與緊急程度，針對那些可以稍微放一放的，說：“我手上有一些需要集中精力做的事情（比如分析數據），你這個我可以10分鐘之后忙完了過去找你嗎？”

　　然后在你完成一個番茄時鐘/任務某一階段的時候，再去找對方了解。你會發(fā)現(xiàn)有些任務到這個時候并不需要你真正去做，有些臨時的事情比如隨手查個數，對方自己也就做了。

　　時間長了，別人知道你的工作節(jié)奏和習慣，在打斷你的時候也會稍微考慮一下。

　　2. 讓別人了解你手上的工作，適當say no。

　　有一些時候，老板和同時如果總是把零碎的任務丟給你，有可能是因為他們覺得你不太忙，并不了解你手中的工作量和工作安排。

　　所以多和老板匯報溝通，讓別人了解你手上的工作，適當拒絕也是有必要的。