公司人力資源必備的15份法律文書

發(fā)布于：06-01

　　公司人力資源必備的15份法律文書

　　新的用工法律對(duì)企業(yè) HR 管理提出了新要求， 之前僅憑一份勞動(dòng)合同就能應(yīng)付日 常 HR 管理的時(shí)代已經(jīng)過去。而準(zhǔn)備一套完備的 HR 管理法律文書，將對(duì)企業(yè)法 律風(fēng)險(xiǎn)降至最小。我們勞動(dòng)法專業(yè)律師將結(jié)合實(shí)務(wù)操作中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出 15 份企業(yè) HR 管理中必備的法律文書。

　　一、勞動(dòng)合同

　　1、必備理由

　　勞動(dòng)合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻， 沒有與勞動(dòng)者簽訂 合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。 《勞動(dòng)合同法》頒布以來，用人單位 因?yàn)槲春灪贤瑢?dǎo)致敗訴的比例居高不下。

　　防范風(fēng)險(xiǎn)：

　　雙倍工資、無固定期限、同工同酬

　　2、合同內(nèi)容

　　企業(yè)至少應(yīng)準(zhǔn)備三份合同，包括：固定期限勞動(dòng)合同、無固定期限勞動(dòng)合同 和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動(dòng)合同， 有需要的企業(yè)還應(yīng)備一份非全日制用 工勞動(dòng)合同。

　　《勞動(dòng)合同法》第十七條規(guī)定，合同主要內(nèi)容應(yīng)包括：(一)用人單位的名稱、 住所和法定代表人或主要負(fù)責(zé)人;(二)勞動(dòng)者姓名、住址、居民身份證或其他有效 身份證件號(hào)碼;(三)勞動(dòng)合同期限;(四)工作內(nèi)容和工作地點(diǎn);(五)工作時(shí)間和休息 休假;(六)勞動(dòng)報(bào)酬;(七)社會(huì)保險(xiǎn);(八)勞動(dòng)保護(hù)、勞動(dòng)條件和職業(yè)危害防護(hù);(九)法 律、 法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動(dòng)合同的其他事項(xiàng)。 勞動(dòng)合同除前款規(guī)定的必備條款外，用人單位與勞動(dòng)者可以約定試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補(bǔ)充保險(xiǎn)和福利待遇等其 他事項(xiàng)。

　　二、員工手冊(cè)

　　1、必備的理由

　　員工手冊(cè)主要是企業(yè)內(nèi)部的人事制度管理規(guī)范，同時(shí)又涵蓋企業(yè)的各個(gè)方 面， 承載傳播企業(yè)形象， 企業(yè)文化功能。 它是有效的管理工具， 員工的行動(dòng)指南， 《員工手冊(cè)》是用人單位的“根本法” ，也是用人單位管理員工的利劍。

　　2、員工手冊(cè)內(nèi)容

　　入職管理、試用期管理、工作時(shí)間與考勤制度休假制度、工資制度、社會(huì)保 險(xiǎn)及福利制度、績效考核制度、培訓(xùn)制度、勞動(dòng)紀(jì)律、保密制度等。

　　三、職工名冊(cè)

　　1、必備理由

　　《勞動(dòng)合同法》第七條規(guī)定：用人單位應(yīng)建立職工名冊(cè)備查。

　　《實(shí)施條例》 第三十三條補(bǔ)充： 用人單位違反勞動(dòng)合同法有關(guān)建立職工名冊(cè)規(guī)定的，由勞動(dòng)行 政部門責(zé)令限期改正;逾期不改，由勞動(dòng)行政部門處 2000 元以上 2 萬元以下罰 款。 企業(yè)必備職工名冊(cè)， 既可以在產(chǎn)生勞動(dòng)爭議時(shí)作為有力的證據(jù)，也可以避免 不必要的行政罰款。

　　2、職業(yè)名冊(cè)內(nèi)容

　　勞動(dòng)者姓名、性別、公民身份號(hào)碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形 式、用工起始時(shí)間、勞動(dòng)合同期限等內(nèi)容。

　　四、勞動(dòng)合同簽收單

　　1、必備理由

　　《勞動(dòng)合同法》第八十一條規(guī)定：用人單位提供的勞動(dòng)合同文本未載明本法 規(guī)定的勞動(dòng)合同必備條款或者用人單位未將勞動(dòng)合同文本交付勞動(dòng)者的， 由勞動(dòng) 行政部門責(zé)令改正;給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。 企業(yè)僅僅簽訂勞動(dòng)合同而沒有送達(dá)勞動(dòng)者，同樣會(huì)面臨著不必要的賠償風(fēng) 險(xiǎn)。

　　2、簽收單內(nèi)容

　　勞動(dòng)合同文本編號(hào)、勞動(dòng)者姓名、身份證號(hào)碼、所屬部門、具體崗位、入職 時(shí)間、合同期限、簽約時(shí)間、勞動(dòng)合同簽收時(shí)間、勞動(dòng)者簽收、備注等內(nèi)容。

　　五、職位告知書

　　1、必備理由 《勞動(dòng)合同法》第八條規(guī)定：用人單位招用勞動(dòng)者時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者 工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬，以及勞 動(dòng)者要求了解的其他情況。 用人單位如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者職位情況是主動(dòng)義務(wù)， 即使勞動(dòng)者不提出要求也得 主動(dòng)告知。 實(shí)踐中用人單位往往會(huì)忽視這個(gè)主動(dòng)告知義務(wù)，導(dǎo)致發(fā)生因“欺詐” 而導(dǎo)致勞動(dòng)合同無效并賠償勞動(dòng)者損失的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、告知書內(nèi)容

　　工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬等。

　　六、入職登記表

　　1、必備理由 《勞動(dòng)合同法》第八條規(guī)定：用人單位有權(quán)了解勞動(dòng)者與勞動(dòng)合同直接相關(guān) 的基本情況，勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)如實(shí)說明。 如果勞動(dòng)者在入職時(shí)存在不實(shí)或欺詐， 將成為日后用人單位解除勞動(dòng)合同的 重要證據(jù)。

　　2、登記內(nèi)容

　　勞動(dòng)者與前用人單位勞動(dòng)合同解除情況、競業(yè)限制、健康狀況、學(xué)歷、職業(yè) 資格、知識(shí)技能、工作經(jīng)歷、家庭住址、主要家庭成員構(gòu)成等。

　　七、簽訂勞動(dòng)合同通知書

　　1、必備理由

　　《實(shí)施條例》 第五條規(guī)定： 自用工之日起一個(gè)月內(nèi)， 經(jīng)用人單位書面通知后， 勞動(dòng)者不與用人單位訂立書面勞動(dòng)合同的， 用人單位應(yīng)當(dāng)書面通知?jiǎng)趧?dòng)者終止勞 動(dòng)關(guān)系， 無需向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，但是應(yīng)當(dāng)依法向勞動(dòng)者支付其實(shí)際工作時(shí) 間的勞動(dòng)報(bào)酬。 現(xiàn)實(shí)中， 一些員工因?yàn)榉N種原因不愿與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同，此時(shí)一份書面的 簽訂勞動(dòng)合同通知書就顯得尤為重要。

　　2、通知書主要內(nèi)容

　　簽訂勞動(dòng)合同通知書的主要內(nèi)容應(yīng)包括： 勞動(dòng)者姓名、 入職日期、 通知日期、 簽訂勞動(dòng)方式等。

　　八、勞動(dòng)合同變更協(xié)議書

　　1、必備理由

　　《勞動(dòng)合同法》第三十五條規(guī)定：用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以變更勞 動(dòng)合同約定的內(nèi)容。變更勞動(dòng)合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

　　2、主要內(nèi)容

　　用人單位基本情況、 勞動(dòng)者基本情況、 原勞動(dòng)合同基本情況、 具體變更內(nèi)容、 變更日期、雙方簽字蓋章等。

　　九、解除、終止勞動(dòng)合同通知書

　　1、必備理由 解除、終止勞動(dòng)合同是結(jié)束勞動(dòng)者與用人單位之間關(guān)系的唯一途徑，解除、 終止勞動(dòng)合同的具體時(shí)間是計(jì)算工資、加班費(fèi)、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金數(shù)額的重要依據(jù)。

　　2、解除合同內(nèi)容 勞動(dòng)者名稱、解除或終止勞動(dòng)合同的原因、解除或終止勞動(dòng)合同的日期、交 接手續(xù)辦理的流程和時(shí)限、用人單位蓋章、勞動(dòng)者簽收等。

　　十、解除、終止勞動(dòng)合同的證明

　　1、必備理由 《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出 具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明， 并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān) 系轉(zhuǎn)移手續(xù)。 第八十九條規(guī)定： 用人單位違反本法規(guī)定未向勞動(dòng)者出具解除或者終止勞動(dòng) 合同的書面證明，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正;給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　2、證明內(nèi)容

　　用人單位出具的解除、終止勞動(dòng)合同的證明，應(yīng)當(dāng)寫明勞動(dòng)合同期限、解除 或者終止勞動(dòng)合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。

　　十一、加班申請(qǐng)書

　　1、必備理由

　　《勞動(dòng)合同法》第三十一條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)定額標(biāo)準(zhǔn)，不 得強(qiáng)迫或者變相強(qiáng)迫勞動(dòng)者加班。用人單位安排加班的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定 向勞動(dòng)者支付加班費(fèi)。 另第八十五條中規(guī)定： 用人單位安排加班不支付加班費(fèi)的，由勞動(dòng)行政部門 責(zé)令限期支付勞動(dòng)報(bào)酬、加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

　　《勞動(dòng)合同法》第八十五條規(guī)定：用人單位有下列情形之一的，由勞動(dòng)行政 部門責(zé)令限期支付勞動(dòng)報(bào)酬、 加班費(fèi)或者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償：勞動(dòng)報(bào)酬低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY 標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)支付其差額部分;逾期不支付的，責(zé)令用人單位按應(yīng)付金額百分之 五十以上百分之一百以下的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者加付賠償金;安排加班不支付加班費(fèi) 的。 加班費(fèi)的支付一直是個(gè)敏感問題，加班時(shí)間多少是計(jì)算加班費(fèi)的重要根據(jù)， 一份書面記錄加班情況的文件尤為重要。

　　2、申請(qǐng)書內(nèi)容 勞動(dòng)者名稱、申請(qǐng)加班日期、加班原因、加班預(yù)計(jì)的時(shí)間、部門主管確認(rèn)、 人事主管確認(rèn)等。

　　十二、勞動(dòng)合同續(xù)簽意向書

　　1、必備理由：

　　《勞動(dòng)合同法》第四十六條規(guī)定：除用人單位維持或者提高勞動(dòng)合同約定條 件續(xù)訂勞動(dòng)合同， 勞動(dòng)者不同意續(xù)訂的情形外，依照本法第四十四條第一項(xiàng)規(guī)定 終止固定期限勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。 勞動(dòng)合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及勞動(dòng)者的續(xù)訂意向是判斷用人單位 是否要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)闹匾獦?biāo)準(zhǔn)，一份書面的文件能真實(shí)的反映雙方的意向，避 免日后不必要的勞動(dòng)糾紛。

　　2、主要內(nèi)容 勞動(dòng)者名稱、原勞動(dòng)合同到期時(shí)間、續(xù)簽勞動(dòng)合同與原勞動(dòng)合同區(qū)別、答復(fù) 期限等。 十三、保密協(xié)議 1、必備理由： 企業(yè)的商業(yè)秘密必須通過員工對(duì)其的良好運(yùn)用和執(zhí)行才能創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)價(jià)值， 但在員工接觸、使用商業(yè)秘密的過程中，企業(yè)也面臨著商業(yè)秘密外泄的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì) 此，企業(yè)應(yīng)通過采取各種措施，協(xié)調(diào)好商業(yè)秘密與員工之間的關(guān)系，并防止離職 員工導(dǎo)致的商業(yè)秘密流失。

　　2、主要內(nèi)容

　　《勞動(dòng)合同法》 第二十三條用人單位與勞動(dòng)者可以在勞動(dòng)合同中約定保守用人單位的商業(yè)秘密和與知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的保密事項(xiàng)。 對(duì)負(fù)有保密義務(wù)的勞動(dòng)者， 用人單位可以在勞動(dòng)合同或者保密協(xié)議中與勞動(dòng) 者約定競業(yè)限制條款， 并約定在解除或者終止勞動(dòng)合同后，在競業(yè)限制期限內(nèi)按 月給予勞動(dòng)者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。 勞動(dòng)者違反競業(yè)限制約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位 支付違約金。

　　十四、競業(yè)限制協(xié)議

　　1、必備理由： 隨著市場競爭的日趨激烈， 各企業(yè)間人才的爭奪也日趨激烈和白熱化。一些 企業(yè)紛紛以高薪、住房、職務(wù)等優(yōu)厚待遇，從競爭對(duì)手處挖走人才。為此，如何 以現(xiàn)行法律為依據(jù)， 正確分辯和應(yīng)對(duì)企業(yè)間的人才競爭，這個(gè)問題成為當(dāng)人力資 源管理關(guān)注的話題之一。

　　2、主要內(nèi)容

　　《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》 第二十三條、 二十四條需要注意的問題： （1） 、 競業(yè)限制人員范圍（2） 、競業(yè)限制補(bǔ)償金（3） 、違約金（4） 、競業(yè)限制年限

　　《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》第二十三條用人單位與勞動(dòng)者可以在勞動(dòng)合同中約定保守用人單位的商業(yè)秘密和與知 識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)的保密事項(xiàng)。 對(duì)負(fù)有保密義務(wù)的勞動(dòng)者， 用人單位可以在勞動(dòng)合同或者保密協(xié)議中與勞動(dòng) 者約定競業(yè)限制條款， 并約定在解除或者終止勞動(dòng)合同后，在競業(yè)限制期限內(nèi)按 月給予勞動(dòng)者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。 勞動(dòng)者違反競業(yè)限制約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位 支付違約金。 第二十四條 競業(yè)限制的人員限于用人單位的高級(jí)管理人員、 高級(jí)技術(shù)人員和其他負(fù)有保密義務(wù)的人員。競業(yè)限制的范圍、地域、期限由用人單位與勞動(dòng)者 約定，競業(yè)限制的約定不得違反法律、法規(guī)的規(guī)定。 在解除或者終止勞動(dòng)合同后， 前款規(guī)定的人員到與本單位生產(chǎn)或者經(jīng)營同類 產(chǎn)品、 從事同類業(yè)務(wù)的有競爭關(guān)系的其他用人單位，或者自己開業(yè)生產(chǎn)或者經(jīng)營 同類產(chǎn)品、從事同類業(yè)務(wù)的競業(yè)限制期限，不得超過二年。 第九十條 勞動(dòng)者違反本法規(guī)定解除勞動(dòng)合同， 或者違反勞動(dòng)合同中約定的保密義務(wù)或者競業(yè)限制，給用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　十五、服務(wù)期協(xié)議

　　1、必備理由：

　　《勞動(dòng)合同法》 第二十二條 用人單位為勞動(dòng)者提供專項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的，可以與該勞動(dòng)者訂立協(xié)議，約定服務(wù)期。

　　2、協(xié)議主要內(nèi)容

　　勞動(dòng)者違反服務(wù)期約定的， 應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位支付違約金。違約金的 數(shù)額不得超過用人單位提供的培訓(xùn)費(fèi)用。 用人單位要求勞動(dòng)者支付的違約金不得 超過服務(wù)期尚未履行部分所應(yīng)分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用。 用人單位與勞動(dòng)者約定服務(wù)期的， 不影響按照正常的工資調(diào)整機(jī)制提高勞動(dòng) 者在服務(wù)期期間的勞動(dòng)報(bào)酬。

　　以上 15 條必備文件，以備在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時(shí)以作證明之用，我們建議 每個(gè)企業(yè) HR 都應(yīng)根據(jù)自身不同的狀況制定出專用的法律文書庫， 并加以妥善保 存。最后，希望每個(gè)企業(yè)都能有一個(gè)健全的 HR 管理體系，避免不必要的勞動(dòng)糾 紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。